Das Beste aus zwei Welten: Vertrauensbildung und Legal-Tech

Das Beste aus zwei Welten:
Vertrauensbildung und Legal-Tech

LEXOLUTION, in Verbindung mit dem neuen LEXolution.DMS Pro Mobile DESK: Und jeder wird zum Key-Client

Die Digitalisierung ist im Alltag angekommen – überall. Auch in der Rechtsbranche setzt sich die Digitalisierung durch. LEXOLUTION ist eine Kanzleimanagement-Software, die Digitalisierungspotentiale hebt, aber dabei nicht vergisst, dass Rechtsberatung ein People-Business ist.

Das Arbeitsaufkommen in Kanzleien ist hoch und wächst ständig. Der Kostendruck steigt. Auch das sind Folgen der Digitalisierung. Die Möglichkeiten von Mandanten, sich juristische Hilfe zu holen, waren noch nie so leicht zugänglich. Dementsprechend hoch ist die Nachfrage nach anwaltlicher Leistung. Zum Anwalt zu gehen, ist heute kein „exklusives Erlebnis“ mehr. Qualitative Unterschiede sind von Rechtssuchenden erstmal nicht auszumachen – Anfragen sind stark von Online-Marketing und Suchmaschinenoptimierung getrieben. Grundsätzlich führt das zu einem Mangel an Berührungsangst von potentiellen Mandanten mit Anwälten. Was also einerseits Teil eines gerechten Systems ist, führt andererseits zu Schwierigkeiten in Kanzleien. Wie immer, verbergen sich hervorragende, neue Möglichkeiten der Geschäftsentwicklung im aktuellen Trend. Durch den Einsatz von Standardisierungsmöglichkeiten und Legal-Tech-Tools, die Teilprozesse der anwaltlichen Leistung automatisiert abarbeiten, ist es jetzt auch Wirtschaftskanzleien und spezialisierten Einheiten möglich, mehr (und auch kleinere) Mandate zu bearbeiten. In der Vergangenheit war das ein Tabu, denn die Wirtschaftlichkeit des Mandats und die Kapazitätsgrenze der Kanzlei stand im Vordergrund. Gerade die Wirtschaftlichkeit inkludierte hohe Kosten für Mandanten, intensiven Arbeitsaufwand für Anwälte und einen schwerfälligen Bearbeitungsprozess.

Ist Wirtschaftlichkeit alles?

LEXOLUTION ist ein Kanzlei-Management-Tool. Es steigert Effizienz in der Bearbeitung und, jetzt besonders durch den LEXolution.DMS Pro Mobile DESK, eine Nähe zu den Mandanten, die sich fast schon analog anfühlt. Und diese Nähe, die durch Mobilität und Flexibilität unterstützt wird, braucht es, wenn Mandanten vertrauen und Anwälte frei im Mandat arbeiten können sollen.

Justizia erlebt Dynamik durch die Digitalisierung. Und den Herausforderungen der Digitalisierung für die anwaltliche Dienstleistung kann nur mit konsequenter Digitalisierung begegnet werden. Die aktuellen Trend-Technologien sind Cloud, Künstliche Intelligenz und Blockchain. Noch abstrakte Begriffe, die Kanzleien und Mandanten im Zusammenhang mit sensiblen Daten partiell ängstlich machen. Da in all diesen Bereichen Daten eine zentrale Rolle spielen, wird auch der Datenschutz immer wichtiger. Zum Beispiel verschlüsselt der LEXolution.DMS Pro Mobile DESK deswegen alle Daten Ende-zu-Ende.

Die Digitalisierung des Rechts bedient sich im Wesentlichen der drei Komponenten: Cloud-Computing, Künstliche Intelligenz und Blockchain.

Arbeiten wie auf Wolke 7: Die Cloud

Die Cloud zählt als Wunderwaffe in Sachen Datenmanagement. Doch was ist sie eigentlich? Sie ist die schnelle und internetbasierte Bereitstellung von Speicherplatz, Rechenleistung oder Anwendungssoftware als Dienstleistung.

Und das natürlich ausschließlich für die Anwender, die auch Zugriff darauf haben sollen. Was früher der Aktenschrank in einer gut verschlossenen Kanzlei war, ist heute eine Kombination aus Kanzleiserver und Cloud. Der Vorteil: Anwälte müssen sich für den Zugriff auf die Daten nicht zwingend da befinden, wo der Aktenschrank steht. Sie können von überall auf der Welt auf die Akten zugreifen – aus dem Gerichtssaal, aus dem Büro des Mandanten oder vom Strand aus. Die Möglichkeit, dass einer der Kollegen die Akte vorher aus dem Schrank gezogen hat, gibt es nicht mehr. Kein Suchen nach Akten auf Schreibtischen im ganzen Büro. Die Cloud schafft eine permanente Bereitstellung aller relevanten digitalisierten Daten von jedem Ort der Welt. Es gibt lediglich eine Voraussetzung: funktionierendes Internet. Das ermöglicht sogar eine Kanzlei ohne jegliche Infrastruktur: Sie käme ohne Kanzleiräumlichkeiten aus, könnte allein im virtuellen Raum bestehen und wird zunehmend auch realisiert.

Aber: Die Cloud-Basis bedeutet mit LEXolution.DMS Pro Mobile DESK nicht, dass Ihre Dokumente an einem Ort gehostet werden, den Sie nicht kennen. Sie können auch weiterhin auf Ihre in der Kanzlei abgelegten Dokumente zugreifen. Aus diesem Konzept der Arbeit mit der Cloud folgen zwei Sicherheitsvorteile: technische und rechtliche Sicherheit. Technische Sicherheit ist dadurch gegeben, dass Daten nicht verlorengehen und dank Verschlüsselung nicht in falsche Hände fallen können; die rechtliche Sicherheit dadurch, dass sich alle in der Cloud verwendeten Server auf deutschem Boden befinden und von Deutschen Konzernen betrieben werden. Amerikanische Konzerne und fremde Regierungen können sich also nicht so einfach einmischen. Das bedeutet, dass diese Server nach DSGVO- und bundesrechtlichen Vorgaben betrieben werden. Die Verschwiegenheitspflicht von Anwälten ist so auch digital gewährleistet.

Aus Daten lernen: Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz ist die Bezeichnung für eine Maschine, die auf der Grundlage eingespeister Daten „dazulernt“. Hier liegt eine Antwort auf das Problem des erhöhten Arbeitsaufkommens für Anwälte. Gerade für die Zeit nach der Pandemie ist mit einem Ansturm auf Kanzleien – und in der Folge auf das gesamte Rechtssystem – zu rechnen. Existenzen von Menschen wurden in der Pandemie bedroht, Betriebe in Mitleidenschaft gezogen und das, weil es Beschränkungen gab, deren Zulässigkeit und Angemessenheit zum Teil einer gerichtlichen Überprüfung noch werden standhalten müssen. Viele rechnen mit einer Welle von Klagen – auch Sammelklagen. Diese Menge an Daten schafft Rechtsberatungs- und Vertretungsbedarf auf einem hohen Niveau. Analoges Arbeiten ohne den Einsatz effizienzsteigernder Tools stößt hier schnell an Grenzen. Durch eine konsequente Automatisierung können Daten und Probleme analysiert und Rechtsdienstleistungen skaliert werden. Die Bearbeitung wird schneller und damit erfolgt auch schneller Rechtssicherheit.

Vertragsmaschine Blockchain

Die Blockchain speichert Daten dezentral, die mithilfe von kryptografischen Verfahren aufeinander aufbauen und deswegen nicht nachträglich manipuliert werden können. In ihrer digitalen Form entstehen daraus eine Konsequenz und eine Stringenz, die das Abschließen und Durchsetzen von Verträgen weniger fehleranfällig und vor allem eins macht: viel schneller. So können zum Beispiel Vertragsgestaltungen effizienter und effektiver erledigt werden. Werden Verträge mittels Blockchain abgeschlossen, sind sie darüber hinaus nicht nur von Menschen, sondern auch von Maschinen lesbar, was die Verarbeitung der Verträge einfacher macht. Ein Kreislauf, von dem alle profitieren und der das Tagesgeschäft von Anwälten beschleunigen kann. Die Blockchain wird in der Zukunft einen Turbo für die digitale Kanzlei liefern, in der Verträge elementar sind.

Vorteile der Digitalisierung und Mandanten-Nähe

Die Digitalisierung Ihrer Kanzlei sorgt für Wirtschaftlichkeit, Effizienz und vereinfachte Arbeitsabläufe. Dadurch entfallen viele nervige Arbeitsschritte und es wird deutlich, welche Schritte nicht automatisiert werden können: zum Beispiel die persönliche Kommunikation mit dem Mandanten. Hier unterstützt die Progressive Web App LEXolution.DMS Pro Mobile DESK ganz konkret dabei, Mandatsfragen zu jederzeit an jedem Ort beantworten zu können, indem auf alle Akten und Dokumente der Kanzlei schnell zugegriffen werden kann. Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, das Hosten der Server innerhalb Deutschlands und dem Modell, Daten auch weiterhin auf Ihrem Kanzleiserver außerhalb der Cloud zu speichern und trotzdem über die Cloud zugänglich zu haben, bietet die Lösung dreifache Sicherheit im Umgang mit sensiblen Mandanten-Daten.

Der Kanzleialltag wird durch LEXolution.DMS Pro Mobile Desk einfacher, weil keine Akte mehr in der Kanzlei vergessen wird. Die Suche nach einer analogen Akte in Kanzleiräumlichkeiten ist Geschichte. Aufgaben werden digital delegiert und verwaltet. Anwender können Dokumente nicht nur einsehen und lesen, sondern auch herunterladen oder direkt als Mailanhang verschicken.

Besonders praktisch ist dabei, dass Sie mit dem LEXolution.DMS Pro Mobile DESK schon während des Telefonates Zugriff auf die Akte und all Ihre Dokumente haben, denn es ist ja dasselbe Gerät. Das bietet die Möglichkeit, sofort, konkret und schnell Bedürfnisse von Mandanten zu erfüllen und Fragen zu beantworten.

Über den Autor:
Manuel Naujoks ist Produktmanager der STP Informationstechnologie GmbH und befasst sich seit 10 Jahren mit der Entwicklung von effizienzsteigernden Lösungen für Anwälte und Kanzleien. Als Informatiker (M.Sc.) verfügt er außerdem über 18 Jahre praktische Erfahrung in der Softwareentwicklung. LegalTech, TechTech und state-of-the-art Digitalisierungsmöglichkeiten zählen dabei auch zu seinem persönlichen Interessensschwerpunkten.