beA: Das müssen Kanzleien über das Postfach wissen

Verpflichtung zur Nutzung von beA

Seit dem 1. Januar 2022 gilt gemäß § 130d ZPO, dass alle Schriftsätze, Anträge und Erklärungen im Rechtsverkehr, die durch einen Rechtsanwalt, eine Behörde oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts eingereicht werden, elektronisch übermittelt werden müssen.

Datenschutz stand bei der Entwicklung des Anwaltspostfachs von Anfang an ganz vorn. Ohne Datenschutz ist ein elektronisches System zur Nachrichtenübermittlung zwischen Anwälten und Behörden nicht denkbar. Die Nutzungspflicht steht deshalb in enger Verbindung mit einem ausgereiften Sicherheitssystem.

Rechtliche Grundlagen zum elektronischen Rechtsverkehr

Aus den rechtlichen Grundlagen für den ERV ergeben sich nun für Ihre Kanzlei bestimmte Handlungsanforderungen. Diese betreffen einerseits die Eigenschaften der zu übersendenden Dateien, bzw. der zu übersendenden Dokumente und andererseits den Sendevorgang selbst. Hier ergeben sich allerdings im Bereich der Formatvorgaben wesentliche Änderungen durch das ERV-AusbauG.

Alle Infos finden Sie auf unserer Info-Seite zum Elektonischen Rechtsverkehr

Die Funktionen von beA

Das Anwaltspostfach ähnelt in der Funktionsweise gängigen E-Mail-Programme, wie beispielsweise Outlook von Microsoft: Es gibt zum Beispiel einen Posteingang und Postausgang sowie Ordner für Entwürfe und den Papierkorb.

Bei einer Kanzlei mit mehreren Mitarbeitern können über das elektronische Anwaltspostfach verschiedene, abgestufte Berechtigungen vergeben werden. Diese unterschiedlichen Zugriffsmöglichkeiten werden vor allem in Kombination mit der Kanzleisoftware von STP praktisch handhabbar.

Client-Security ist ein wichtiges Element für die Sicherheit und Zuverlässigkeit im elektronischen Austausch von Nachrichten. So ist das Anwaltspostfach nur zugänglich und nutzbar, wenn die von der BRAK vergebene beA-Karte eingelesen und die PIN richtig eingegeben wird. 

Elektronische Fernsignatur

Voraussetzungen von beA

Mit dem von der BRAK vorgeschriebenen elektronischen System wird dank Client-Security mehr Sicherheit garantiert. Die Software bietet Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit, ohne auf die Sicherheitsvorteile und gesetzlichen Voraussetzungen der Kommunikation im Rechtsverkehr zu verzichten.

So ist mit dem elektronischen Postfach für den Anwalt garantiert, dass Nachrichten auch von der Kanzlei stammen, die als Absender erscheint. Das elektronische Anwaltspostfach verfügt mit Client-Security über eine der höchsten denkbaren Sicherheitsstufen, sodass aus dem Internet heraus kein Zugriff auf die Nachrichten möglich ist.

Welche Einschränkungen sind mit beA verbunden?

Das neue Anwaltspostfach bietet zwar viele Vorteile – unter anderem weniger Anfall von Papier und rechtssichere, schnelle Übermittlung von Nachrichten. Das unter Aufsicht der Bundesrechtsanwaltskammer entwickelte System präsentiert sich jedoch gerade für Start-ups als oft schwerfällig und kompliziert zu bedienen:

• Der mobile Zugriff auf das beA ist bis heute noch nicht möglich.
• Auch aus dem Ausland ist das elektronische Anwaltspostfach nicht zugänglich.
• Das Postfach ist nur dann nutzbar, wenn die physische beA-Karte vorhanden ist und die PIN richtig eingegeben wird.

Eine weitere Einschränkung des Anwaltspostfachs ist das Fehlen eines separaten Postfachs für eine Kanzlei oder Sozietät. Mit beA wurde ein Nachrichtensystem entwickelt, das als Nutzer nur eindeutig bezeichnete Anwälte anerkennt. Für anwaltliche Organisationseinheiten bietet beA jedoch frei definierbare Sichten, die ein virtuelles Anwaltspostfach mit verschiedenen Berechtigungen möglich macht.

Die besonderen Vorsichtsmaßnahmen stehen einer anwenderfreundlichen Bedienung oft entgegen. Gerade dann, wenn die Zeit drängt, steht Client-Security einer schnellen Erledigung von Fällen im Weg.