Kanzleisoftware Vergleich: Die passende Software auswählen

Wie kann eine Software den Alltag in der Kanzlei erleichtern?

Eine gute Kanzleisoftware optimiert verschiedene Abläufe in einer Kanzlei. So können beispielsweise automatisierte Prozesse wiederkehrende Aufgaben wie die Dokumentenerstellung oder Rechnungsstellung übernehmen. Auch Musterformulare können entsprechend genutzt werden. Bestehen etwa für einen Mandanten mehrere Aufträge, kann der Datensatz einmalig erfasst und für die verschiedenen Akten verwendet werden. Dies spart kostbare Zeit und sorgt für effizientere Abläufe.

Eine weitere Funktion besteht in der zentralisierten Datenverwaltung und Aktenführung: Alle wichtigen Informationen und Dokumente können ordnungsgemäß an einem zentralen Ort gespeichert und so Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Eine effizientere Kommunikation mit Klienten und Kollegen kann ebenfalls auf einfache Weise per E-Mail, Chat oder Video-Konferenz erfolgen. Darüber hinaus ermöglicht eine Kanzleisoftware die Überwachung von Aufgaben. Spezielle Funktionen helfen, den Fortschritt und den Status von Aufgaben und Projekten zu verfolgen und Fristen einzuhalten.

Auch die Datensicherheit kann mit Hilfe einer Kanzleisoftware verbessert werden. Oft gibt es erweiterte Sicherheitsfunktionen, die dazu beitragen, vertrauliche Informationen und Daten zu schützen und zu sichern. Schlussendlich kann eine Kanzleisoftware die Effizienz einer Kanzlei erhöhen sowie den Bedarf an manueller Papierarbeit oder manuellem Eingreifen reduzieren.

Welche Umstände bringen eine Kanzlei zur Digitalisierung?

Einige Umstände zwingen zur Digitalisierung, andere spornen an, alte Abläufe moderner zu gestalten. Die Pflichtnutzung des „besonderen elektronischen Anwaltspostfach“ (beA) zwingt Rechtsanwälte, digitale Strukturen in Ihrem Unternehmen einzuführen. Benutzen Mandanten die neueste Technik, kann dies ein weiterer Grund für den Ausbau der eigenen IT-Infrastruktur sein. Ein freiwilliger Grund hingegen ist etwa das Praktizieren von New Work-Modellen, die das mobile Arbeiten oder auch die Arbeit im Home-Office ermöglichen. Aber auch der Wunsch, die Effizienz in der Kanzlei zu steigern oder neue Automatisierungstrends zu nutzen, sind häufige Gründe für den Kauf bzw. die Aktualisierung der Kanzleisoftware.

Was sollte eine gute Kanzleisoftware können?

Eine gute Anwaltssoftware sollte verschiedene praxisorientierte Funktionen und Anwendungen bereitstellen. Dazu gehören:

• Kommunikation: Eine integrierte Kommunikationsplattform, die es Benutzern ermöglicht, mit Mandanten und Kollegen einfach und effizient zu kommunizieren, sollte verfügbar sein.
• Automatisierte Prozesse: Die Kanzleisoftware unterstützt die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, wie z.B. Rechnungserstellung und -versand, um den Zeitaufwand sowie Fehler zu minimieren.
• Zugriff auf Daten: Die Anwaltssoftware verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die es Anwendern ermöglicht, Daten schnell und einfach zu finden und zu verwenden.
• Dokumentenmanagement: Die Software stellt ein effizientes System zur Verwaltung von Dokumenten bereit, einschließlich der Archivierung, Organisation und Verfolgung von Dokumenten.
• Zeitverwaltung: Ein integriertes Zeitmanagement-System, das es Benutzern ermöglicht, ihre Arbeitszeit und Aufträge zu verfolgen und Fristen einzuhalten, ist grundlegend.
• Finanzverwaltung und Buchhaltung: Funktionalitäten zur Verwaltung von Rechnungen, Honoraren und Zahlungen gehören ebenfalls zu den grundlegenden Anforderungen.
• Mandatsmanagement: Die Software sollte ebenfalls ein integriertes System zur Verwaltung von Mandantendaten bereitstellen, einschließlich Kontaktinformationen, Dokumenten und Finanzdaten. Das erhöht die Übersichtlichkeit, vermeidet Fehler und verbessert die Kommunikation.
• Controlling: Ein effizienter Ablauf und automatisierte Prozesse ermöglichen es, sich auf die wichtigen Aufgaben und den persönlichen Kontakt mit Mandanten zu fokussieren. Das spart Kosten, entlastet die Mitarbeiter und stärkt die Mandantenbindung.

Die modernen Funktionen optimieren nicht nur Abläufe und erleichtern somit Ihre Arbeit, eine zukunftsfähige Anwaltssoftware macht Sie als Arbeitgeber auch attraktiver.

On-Premise oder Cloud: Welche Variante eignet sich für welche Kanzlei?

Während man die On-Premise-Variante auf der Hardware vor Ort installiert, lagert man bei der Cloud-Variante die Daten auf einen externen Server aus. Hier gibt es die Möglichkeit der Public Cloud, bei der die Kanzlei den Server eines Anbieters nutzt. Bei der Private Cloud verwendet die Kanzlei einen externen Server, den sie selbst im Rechenzentrum betreibt.

Handelt es sich um eine Kanzlei mit geringen Personalressourcen, bietet sich eine Cloud Software an. Für die On-Premise Software sollte eine gut ausgebaute IT-Landschaft vorhanden sein sowie geschultes Personal zur Verfügung stehen. Daher empfiehlt sich eine On-Premise Variante oft nur für größere Kanzleien. Welche Art der Kanzleisoftware jedoch letztendlich die passende ist, hängt von den Prioritäten sowie den individuellen Anforderungen ab.

Kanzleisoftware im Vergleich: Drei Beispiele für zukunftsfähige Software

advoware: Für kleine bis mittelgroße Kanzleien

Die Anwaltssoftware advoware wird von der Advo-web GmbH bereitgestellt. Sie steht sowohl als cloudbasierte Variante oder On-Premise zur Verfügung. Die Software nutzt eine Client-Server-Architektur sowie eine zentrale Datenbanktechnik. Das heißt, der große Vorteil besteht darin, dass Aufgaben innerhalb eines Netzwerkes verteilt werden und jeder Client bzw. jeder Computer mit dieser Software auf die zugehörigen Daten zugreifen kann.

advoware kann entweder mit Windows-Systemen oder mit dem Betriebssystem Linux genutzt werden. Ein Support ist online als auch über das Telefon verfügbar.

WinMacs: Für mittelgroße bis große Kanzleien

Diese Kanzleisoftware ist ein Produkt der Rummel AG. WinMacs ist eine flexibel erweiterbare Software, die spezielle Funktionen für das Straf- und Familienrecht sowie das Verkehrsrecht enthält und auch als Cloud Kanzleisoftware verfügbar ist. Sie eignet sich daher für jede Kanzleigröße, lohnt sich aber besonders für kleinere und mittelgroße Kanzleien. Eine übersichtliche und intuitiv bedienbare Oberfläche mit Terminkalender und Tagesübersichten unterstützt den digitalen Workflow und hilft bei der Kanzleiorganisation. Auch Fristen und Aufgaben lassen sich einfach tracken. WinMacs nutzt die in Akten erfassten Daten und erstellt automatisierte Schreiben. Außerdem besteht die Möglichkeit, Menüs oder Eingabefelder individuell zu konfigurieren.

Die Kanzleisoftware eignet sich sowohl für datenintensive Mandanten als auch für mobiles Arbeiten.

WinMacs funktioniert auf Computern mit allen gängigen Windows Betriebssystemen. Eine Schnittstelle zu beA ist vorhanden und eine Synchronisation mit MS Outlook ist möglich. Der Anbieter stellt verschiedene Support-Funktionen zur Verfügung, darunter Telefon und Schulungen vor Ort sowie online.

Lexolution: Für große Kanzleien oder Rechtsabteilungen

Lexolution ist eine Kanzleisoftware von STP. Sie ist für wirtschaftsberatende und große Kanzleien konzipiert und wird als On-Premise-Variante und auch als Managed Service angeboten . Ein cloud-basiertes Frontend ist für das Dokumentenmanagement möglich. Die Anwaltssoftware bietet eine Vielzahl an Modulen für das effiziente Kanzleimanagement wie beispielsweise die Mandatsannahme mit Konfliktcheck oder einem Dashboard für Performance Tracking. Besonders die Vorzüge der mobilen Nutzung machen diese Software attraktiv. So besteht die Möglichkeit zur mobilen Zeiterfassung oder zum mobilen Dokumentenmanagement. Dies sorgt dafür, dass mehr abrechenbare Stunden erfasst werden. Rollen können zudem innerhalb des Systems verteilt werden und Chinese Walls werden dabei berücksichtigt. Vereinbarte Leistungsarten werden automatisch validiert. Best-Practice-Prozesse stehen zur Verfügung und können zudem individuell adaptiert werden.

Lexolution funktioniert auf allen gängigen Windows-Betriebssystemen sowie Tablet und Handy. Eine beA sowie eine Outlook Schnittstelle ist vorhanden. Da die Kanzleisoftware von Anwälten und Anwältinnen mitentwickelt wurde, enthält sie auch solche Funktionen wie den 24/7 Mandantenservice im Web. Zudem stellt der Anbieter regelmäßig Schulungen und Online-Sessions bereit.

Kanzleisoftware-Vergleich: Unabhängige Vendor-Matrix

Regelmäßig befragt Research in Action über 10.000 IT- und Business-Führungskräfte, um Einblicke in Strategien, Investitionen und Herausforderungen von Technologieinnovationen im Bereich IT und Marketing Automation zu gewinnen. Diese Befragung ist Grundlage der sogenannten Vendor Selection Matrix™. Für den aktuellen Report über die wichtigsten Legal-Tech-Lösungen haben die Analysten 750 Rechtsanwälte und Partner in der DACH-Region befragt. In der detaillierten Untersuchung wurden die Kanzleisoftware-Anbieter mit den besten Kundenbewertungen berücksichtigt.

Hierbei werden die strategischen Ausrichtung zur Vision & Vermarktung, Innovation & Differenzierung, Stabilität & Umsatzkraft bewertet und zusammen mit dem Weiterempfehlungs-Index dargestellt. Zusätzlich werden die Breite und Tiefe des Lösungsportfolios, Marktanteils, Wachstumspotenzials sowie des Preis-Leistungs-Verhältnisses bewertet.

In dieser Vendor Matrix hat der Anbieter STP mit seinen Kanzleimanagement-Lösungen Lexolution, WinMacs und Advoware am besten abgeschlossen: „STP hat, bedingt durch eine Reihe von Akquisitionen (z.B. von Winmacs und Advoware), mehrere Kanzleisoftwarelösungen am Markt. Die aktuelle Portfolioabdeckung und die zukünftige Portfolioausrichtung sind sehr gut. Die Kanzleien schätzen insbesondere die Serviceorientiertheit von STP. Die Kunden in unserer Umfrage haben STP die höchste Punktzahl sowohl für die Kundenzufriedenheit als auch das Preis-Leistungs-Verhältnis gegeben.“ Daraus leiten die Analysten einen grundlegenden Führungsanspruch ab: „STP punktet mit starkem Knowhow in der Digitalisierung von Kanzleiprozessen und einem tiefen Verständnis für die heutigen und zukünftigen Kundenanforderungen. Dadurch erreicht das Unternehmen hohe Kundenzufriedenheit und wird sich auch langfristig an der Spitze des Kanzleisoftware-Marktes etablieren können.“

Andere große Anbieter wie HAUFE, WOLTERS KLUWER, DATEV. LEGALVISIO, RA-MICRO oder ACTAPORT schlossen im Vergleich zu STP hinsichtlich Kundenzufriedenheit, Innovation und Vision in dieser Legal Tech Analyse schlechter ab.

Download kompletter Research-In-Action Vendor-Matrix Vergleich

Diese wichtigen Fragen helfen bei der Auswahl der Kanzleisoftware

Eine Liste mit hilfreichen Fragen kann bei der Auswahl der geeigneten Software unterstützen. Diese Fragen sollten Sie auf jeden Fall in Betracht ziehen:

• Möchte ich eine Cloud- oder On-Premise-Lösung für meine Kanzlei?
• Welche Datenschutzvorkehrungen bietet mir die Software?
• Können vorhandene Daten sicher übertragen werden?
• Welche Schnittstellen besitzt sie? Kann sie zum Beispiel mit dem Programm der Buchhaltung gekoppelt werden?
• Welche Support-Services gibt es von Seiten des Anbieters (Fehlermeldungen, Updates, neue Funktionen)?
• Wie flexibel ist die Anwaltssoftware? Können mobile Geräte eingesetzt werden?
• Welche Optionen zur Kommunikation bestehen innerhalb des Programms bezüglich Teamwork, E-Mail-Verkehr, etc.?
• In welchen Punkten unterscheidet sich die neue Software von der bereits genutzten?
• Welche Probleme soll die neue Kanzleisoftware lösen?

Welche Fehler sollte man bei der Auswahl und dem Kauf unbedingt vermeiden?

Die richtige Software zu finden, kann mühsam sein. Hinzu kommt, dass eine Software, die von Kollegen benutzt und empfohlen wird, für Ihre Kanzlei ungeeignet sein kann.

Deshalb ist es besonders wichtig, keine übereilten Entscheidungen zu treffen, sondern langfristig zu denken. Man sollte sicherstellen, dass die gewählte Anwaltssoftware sowohl in Zukunft den Anforderungen gerecht wird als auch erweiterbar ist.

Des Weiteren sollte man unklare Anforderungen vermeiden. Es ist entscheidend, dass man die eigenen Anforderungen an die Software klar definiert und überprüft, ob die Anwaltssoftware diese erfüllt.

Integrationsmöglichkeiten und Schnittstellen sind zudem zu beachten. Eine gute Software kann mit anderen Programmen integriert werden, um Arbeitsabläufe effizienter zu machen und Zeit einzusparen. Besitzt die Anwaltssoftware beispielsweise eine Schnittstelle zum beA?

Darüber hinaus sollte man die Kanzleisoftware auf relevante Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen prüfen. Bei der Bearbeitung von sensiblen Daten muss die Datensicherheit garantiert sein. Hier gilt es besonders auf §43e der BRAO (Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister) und auf den DSGVO Artikel 28 (Verarbeitung personenbezogener Daten durch Dritte) zu achten. Zudem kann ein Datenschutzbeauftragter ab einer Kanzleigröße von 20 Mitarbeitern zu Rate gezogen werden.

Beziehen Sie auch Ihre Mitarbeiter bei der Auswahl mit ein. Dies fördert die Akzeptanz der gewählten Kanzleisoftware und vermittelt gleichzeitig Wertschätzung Ihren Mitarbeitern gegenüber. Ein Fehlkauf lässt sich somit eher vermeiden.

Letztendlich ist es auch wichtig, die Support- und Trainingsmöglichkeiten von Seiten des Anbieters genauer zu betrachten. Ein umfassendes Trainingsangebot und ein zuverlässiger Support sind sowohl in der Anfangsphase als auch bei möglichen Problemen zu einem späteren Zeitpunkt wesentliche Anforderungen an eine gute Kanzleisoftware.

Kanzleisoftware Vergleich: Wieviel kostet eine Software?

Der Preis der Anwaltskanzleisoftware hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie etwa der Anzahl der Funktionen. Die Kanzleisoftware steht meist in Form eines Abonnements zur Verfügung. Generell sind On-Premise-Lösungen insgesamt teurer, da sie Hardware sowie die Unterstützung durch IT-Berater erfordern. Support und Schulungsangebote können je nach Anbieter kostenlos sein.

Fazit: Kanzleisoftware Vergleich

Es besteht keine Nutzungspflicht von Kanzleisoftware. Dennoch bietet die Nutzung verschiedene Vorteile wie eine vereinfachte Zusammenarbeit, die Erleichterung von Routineaufgaben sowie hilfreiche Unterstützung bei der Umgestaltung des Work Place in Hinsicht auf neue Arbeitszeitmodelle.

Erfüllt Ihre Software alle Anforderungen, die Sie an sie haben? Wenn nicht, dann wechseln Sie die Kanzleisoftware. Eine Umstellung ist mit Aufwand verbunden, jedoch kein oder ein verspäteter Wechsel kostet Sie auf lange Sicht mehr Nerven und Geld. Bauen Sie auch bei der Wahl der Kanzleisoftware auf einen Partner, der verschiedene Schulungen und regelmäßige Sessions anbietet – keine Software ist selbsterklärend! Mit der richtigen Software und der Unterstützung Ihres Anbieters können Sie im digitalen Zeitalter mit Ihrer Kanzlei durchstarten.