Rechtsexperten sprechen von einem Paukenschlag. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat höchstrichterlich entschieden: In Deutschland besteht eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Für Arbeitgeber dürfte das weitreichende Folgen haben, vor allem für die bisher häufig praktizierten Vertrauensarbeitszeitmodelle. Aber Fachleute rechnen damit, dass das BAG-Grundsatzurteil auch Auswirkungen auf andere Arbeitszeitmodelle wie mobile Arbeit und Homeoffice hat.Entsprechend groß ist die Verunsicherung bei den Arbeitgebern. Umso wichtiger ist es, sich über Möglichkeiten zur gesetzeskonformen und rechtssicheren Arbeitszeiterfassung zu informieren.
Welches sind die wichtigsten Punkte im Urteil des BAG zur Arbeitszeiterfassung?
Das Bundesarbeitsgericht folgt in seiner Argumentation einem früheren Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Dieser gab 2019 im „Stechuhr-Urteil“ allen EU-Mitgliedsstaaten unmissverständlich zu verstehen, dass sie die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten. Daraus leitete das BAG nun die Pflicht der Arbeitgeber zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten ab.
Ab wann gilt die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit?
Im Richterspruch des BAG heißt es dazu: „Wenn man das deutsche Arbeitsschutzgesetz mit der Maßgabe des Europäischen Gerichtshofs auslegt, dann besteht bereits eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.“ Allerdings muss nun erst der Gesetzgeber aktiv werden und der besitzt auch laut Gericht einen gewissen Spielraum. Jedoch nur „über das Wie, nicht das Ob“ der Arbeitszeiterfassung. Das zuständige Bundesarbeitsministerium prüft nun eine Novellierung des Arbeitszeitgesetzes, das bisher nur eine Pflicht zur Dokumentation von Überstunden und Sonntagsarbeit vorsieht.
Was bedeutet die Entscheidung zur Arbeitszeiterfassung für Kanzleien?
Eines ist klar: Die bisher gängige Praxis in Kanzleien, lediglich die Zeiten zu erfassen, die dem Mandanten in Rechnung gestellt werden können, ist nicht länger haltbar. Sie verstößt gegen das BAG-Urteil. Wenngleich die genaue Ausgestaltung des neuen Arbeitszeitgesetzes noch auf sich warten lässt, einiges lässt sich bereits sagen:
- Billables reichen nicht
- Vertrauensarbeitszeit ohne jegliche Erfassung der Arbeitszeit ist nicht gesetzeskonform
- Bei allen Mitarbeitern, auch Nicht-Berufsträgern, muss die Arbeitszeit erfasst werden
- Erfasste Arbeitszeiten müssen gespeichert und vorgehalten werden, vermutlich digital und nachvollziehbar
Verstöße gegen die laut BAG-Urteil notwendige Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung zeitigen derzeit noch keine Konsequenzen, solange die gesetzliche Grundlage fehlt. Allerdings drohen mittelbare Folgen: Zum einen können die zuständigen Aufsichtsbehörden die Durchsetzung anordnen und eine entsprechende Ordnungsverfügung erlassen, was sie aktuell nicht ausführen ohne eine konkrete Normierung. Zum anderen kann der einzelne Arbeitnehmer aber Ansprüche geltend machen, sei es auf Erfüllung (also Einführung eines Zeiterfassungssystems), sei es auf Schadensersatz, wenn in Folge der Nichterfassung gesundheitliche Probleme auftreten. In der Praxis bleibt den Unternehmen nichts anderes übrig, als sich kurzfristig mit der Einrichtung eines sachgerechten Zeiterfassungssystems zu beschäftigen.
Wie lässt sich die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung rechtssicher in Kanzleien umsetzen?
Es gibt bereits praxiserprobte Lösungen für eine rechtssichere und gesetzeskonforme Erfassung von Arbeitszeiten in Kanzleien. Die Zeiterfassungslösung für Kanzleien LEXolution.TIME beziehungsweise TIME Mobile ermöglicht eine lückenlose digitale Zeiterfassung der Mitarbeiter und Anwälte. Die Erfassung der Zeit erfolgt sicher, schnell, einfach, jederzeit und überall. Diese Kanzleisoftware besitzt weitere Vorteile:
- Flexibilität: allgemeine Zeiterfassung und Zeiterfassung auf Projekte, Mandanten – getrennt und in Kombination möglich
- Zeitersparnis: Übersichtliche Zeitenlisten helfen, schnelle Auswertungen zu tätigen. Bei Bedarf können Zeiteinträge kopiert, manuell angelegt oder auch bearbeitet werden
- Kompatibilität: LEXolution.TIME beziehungsweise TIME Mobile lassen sich mit anderen maßgeschneiderten Software-Lösungen wie LEXolution.KMS Pro verbinden zur Optimierung von Kanzlei-Prozessen.
Welche Aspekte sollten Kanzleien noch berücksichtigen bei der Einführung einer gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung?
Bei der Auswahl einer geeigneten Zeiterfassung empfiehlt es sich, auch andere Aspekte zu berücksichtigen, beispielsweise die Kompatibilität mit anderen im Einsatz befindlichen Systemen. Eine Insellösung bedeutet mittel- und langfristig meist mehr Aufwand und höhere Kosten, weil durchgängige und aufeinander abgestimmte Arbeitsprozesse nicht möglich sind. Deshalb am besten bei der Einführung einer systematischen Zeiterfassung gleich die nächsten Schritte der Digitalisierung mitdenken und planen. So bringt die Verbindung von LEXolution.TIME Mobile und der Kanzleisoftware LEXolution.KMS Pro weitere Vorteile:
Volle Synchronität mit jedem Mobilgerät: Zeiten können mit dem Smartphone, Tablet oder jedem gängigen Browser erfasst werden. Die Zeiteinträge werden vollständig zwischen TIME Mobile und KMS synchronisiert.
- Berücksichtigung der Leistungsarten: Die in KMS festgelegten Leistungsarten werden in TIME Mobile übernommen und sorgen für weniger Nacharbeiten bei der Abrechnung.
- Berücksichtigung der Benutzerrechte: Die in KMS hinterlegten Benutzerrechte (Chinese Walls) gelten auch in TIME Mobile.