7 Tipps zur Digitalisierung für Anwälte und Juristen
New Work, Homeoffice und Co.: Die mobile Arbeitskultur hält zunehmenden Einzug in Kanzleien. Dabei wandelt sich die Arbeitswelt für Juristen und Juristinnen grundlegend. Heutzutage können Anwälte auch von unterwegs sicher auf Daten von Mandanten zugreifen. Für Rechtsanwälte resultiert dies in einer gesteigerten Flexibilität – für Mandanten in einem besseren Service. Grundlage mobilen Arbeitens bildet die Digitalisierung Ihrer Kanzlei. Welche sieben Tipps Sie beim Start in die Cloud-basierte Arbeitswelt beachten sollten, erfahren Sie im Folgenden.
1. Verstehen Sie die Digitalisierung Ihrer Kanzlei als langfristige Investition
Messen Sie dem Thema Digitalisierung einen hohen Stellenwert bei und verstehen Sie die Digitalisierung Ihrer Kanzleiprozesse als nachhaltige Investition in die Zukunft. Dabei muss es nicht komplex sein, die Weichen für die Digitalisierung zu stellen. Im Gegenteil. Moderne Kanzleisoftwares bieten anwenderfreundliche Benutzeroberflächen, die einen schnellen sowie intuitiven Einstieg ermöglichen und so das flexible Arbeiten von unterwegs gewährleisten. Für Kanzleien trägt die Digitalisierung dabei enorm zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.
2. Auditieren Sie aktuelle Prozesse in Ihrer Kanzlei
Zunächst sollten Sie eine interne Bestandsaufnahme Ihrer bereits existierenden Arbeitsabläufe durchführen. Dokumentieren und hinterfragen Sie in diesem Zusammenhang die spezifischen Prozesse Ihrer Kanzlei und leiten Sie Anforderungen an mobile Kanzleisoftwares ab. In manchen Fällen ist es sinnvoll, in einem ersten Schritt eine externe Unterstützung in Form einer Beratung einzuholen. Folgende Fragen liefern erste Anhaltspunkte zur Identifizierung des Status-Quo:
- Welche Prozesse sind in Ihrem Unternehmen bereits digitalisiert?
- Welche Tätigkeiten werden noch analog durchgeführt?
- Wie können diese analogen Tätigkeiten digitalisiert werden?
- Wie erfolgt die interne und externe Kommunikation?
- Welche Prozesse nehmen viel Zeit in Anspruch?
- Existieren repetitive Tätigkeiten?
- Welche Abläufe würden Sie als Mitarbeitender oder Mandant ändern wollen?
- Was macht der Wettbewerb?
3. Integrieren Sie Mitarbeitende in den digitalen Wandel
Die Einführung einer Softwarelösung zum mobilen Arbeiten betrifft die gesamte Kanzlei. Das Change-Projekt sollte daher nicht nur kommuniziert, sondern auch unter Einbezug der Belegschaft diskutiert werden. Binden Sie deshalb Ihre Mitarbeitenden in diesen Digitalisierungsprozess mit ein. Erläutern Sie das geplante Veränderungsvorhaben sowie dessen Vorteile. Seien Sie Ihren Mitarbeitenden gegenüber transparent und bitten Sie aktiv um Feedback. Dies schafft Vertrauen und steigert deren Engagement. Zudem sind es häufig die Mitarbeitenden des Tagesgeschäfts, die am besten über optimierungsbedürftige Arbeitsabläufe Bescheid wissen.
4. Prüfen und testen Sie Softwarelösungen zum mobilen Arbeiten
Nachdem Sie das Fundament zur Digitalisierung in den vorherigen Schritten gelegt haben, gilt es nun, Softwarelösungen für die mobile Kanzleiarbeit zu testen. Hierfür sind insbesondere Softwares zum Dokumentenmanagement als auch zur Zeiterfassung von besonderer Relevanz. Achten Sie bei der Wahl der Softwarelösung auf eine intuitive Bedienbarkeit und der Kompatibilität zu existierenden organisationalen Prozessen und Programmen. Lassen Sie sich von Anbietern etwaiger Lösungen Demo-Vorführungen geben. Je nach Größe der Kanzlei ist zu empfehlen, Testnutzer unterschiedlicher Hierarchiestufen, wie z. B. Anwälte, Fachangestellte oder Mitarbeitende des Sekretariats, einzubeziehen.
5. Priorisieren Sie Sicherheit und Datenschutz bei der Wahl der mobilen Kanzleilösung
Neben der Anwenderfreundlichkeit stellt die Rechtskonformität der mobilen Kanzleilösung das zentrale Auswahlkriterium dar. In diesem Sinne muss sichergestellt werden, dass bei der digitalen sowie online Verwaltung von Dokumenten die gesetzlichen Vorschriften der GoBD eingehalten werden. Kanzleien sollten daher unbedingt die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, Buchhaltung, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff beachten. Fordern Sie eine solche Bescheinigung zur technischen Korrektheit der Softwarelösung vom Anbieter der Kanzleisoftware an. Achten Sie bei der Wahl der Software darauf, dass diese alle rechtlichen Rahmenbedingungen Folge leistet. Im Optimalfall befinden sich die Server ihrer Kanzleisoftware in Deutschland oder der Schweiz.
6. Digitalisieren Sie Ihre Dokumente
Zur Realisierung einer mobilen Anwaltskanzlei sollten Sie zunächst möglichst alle analogen Dokumente peu à peu digitalisieren. Scannen Sie alte Akten aus Papier ein. Verwalten Sie neue Kanzleidokumente ab sofort als digitale Datei. Implementieren Sie schon zu Beginn eine durchdachte Struktur zur Verwaltung sämtlicher Dokumente. So stellen Sie sicher, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter und Mandanten nachvollziehbar bleiben und darüber hinaus den Grundsätzen der GoBD entsprechen.
7. Implementieren Sie digitale Kommunikationskanäle und Kollaborationstools
Zur Maximierung der Effizient des mobilen Arbeitens sollten Sie digitale Tools zur internen sowie externen Kommunikation und Kollaboration nutzen. Online Softwarelösungen, die speziell auf die spezifischen Prozesse von Rechtskanzleien ausgerichtet sind, unterstützen nicht nur erfolgreich die optimale Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, sondern auch mit Mandanten. Hierdurch gestalten Sie Ihre Arbeit produktiver und sorgen dafür, dass der Fokus auf dem Wesentlichen liegt: Die Rechtsberatung und -vertretung von Mandanten.
Fazit: Sicheres und flexibles mobiles Arbeiten für Kanzleien
Die Transformation traditioneller Kanzleien hin zu digitalen Kanzleien ist nicht ohne Grund auf dem Vormarsch: Professionelle, unabhängige und sichere Kanzleiarbeit ist schon heute mittels Cloud Softwarelösungen möglich. Kanzleien profitieren in vielerlei Hinsicht von den Vorteilen der Digitalisierung und dem mobilen Arbeiten:
- Effizienzsteigerung der Kanzleiarbeit mit zukunftsgerichtetem Erfolg
- Intensivierung der Beziehungen zu Mandanten durch bessere Services
- Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber
Letztendlich ermöglicht das mobile Arbeiten Ihren Mitarbeitenden, Familie und Beruf flexibel aufeinander abzustimmen und Pendelzeiten clever zu nutzen.
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