Kanzlei-Compliance – Risikominimierung in der Mandatsannahme

Details

Kategorie

 

Anwältinnen und Anwälte beschäftigen sich aktuell immer häufiger nicht nur mandatsseitig mit dem Thema Compliance, sondern auch im Rahmen der Compliance-Vorgaben, die für die eigenen Kanzleien gelten.

Insbesondere seien hier neben berufsrechtlichen Interessenskonflikten und ethischen Vorgaben vor allem auch die Bestimmungen des GWG und der DSGVO genannt. Höchste Zeit also, Compliance Management in Kanzleien zu etablieren. Aber wie? Die Antwort ist digital.

 

Compliance und Digitalisierung

Die Welt wird immer digitaler. Was geht, wird digitalisiert. Das hat natürlich Folgen für die Gesetzgebung. Allein die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat dafür gesorgt, dass sich in der Wirtschaft niemand mehr vor Compliance drücken kann. Anwältinnen und Anwälte setzen selbst bei Unternehmensmandanten Compliance Management Strukturen regelmäßig mit Begeisterung um. Ein gutes Geschäft, denn der Bedarf ist hoch in der Wirtschaft und die „Spielregeln“ ändern sich ständig. Doch auch die Kanzlei selbst ist ein Unternehmen und Compliance-Richtlinien treffen sie verstärkt. Compliance in Kanzleien ist Pflicht: vom Geldwäschegesetz bis hin zu Verschwiegenheitspflichten. Anwältinnen und Anwälte sind zur Rechtstreue verpflichtet. Um sie zu gewährleisten, müssen klare organisatorische Richtlinien bestehen – vor allem in größeren Kanzleien und in Rechtsabteilungen von Unternehmen. Denn: Wo (viele) Menschen (zusammen) arbeiten, passieren regelmäßig Fehler. Man kann sie minimieren – mit Mitteln der Digitalisierung.

Auch wenn Deutschland beim Thema Digitalisierung nicht gerade eine Vorreiterrolle übernimmt, so sind die Folgen der Entwicklungen doch auch für Juristinnen und Juristen zunehmend spürbar. Prozesse sind schnelllebiger und vor allem Mandantinnen und Mandanten erwarten – zumindest – schnelle Reaktionszeiten. Das baut Druck auf. Ihm zu begegnen ohne Fehler zu machen, erfordert mit seinen eigenen Mitteln zu kontern: mit Mitteln der Digitalisierung. Digitale Abläufe in Kanzleien schaffen Entlastung. Und nicht nur das: Standardisierte digitale Prozesse sorgen auch für Rechtssicherheit und Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Kanzleisoftware: ein Muss in digitalen Zeiten

Kanzleien, die Kanzlei-Software einsetzen, sind heute ein Muss. Die digitale Akte hat unschlagbare Vorteile. Hier mit Technik-Einsatz maximal organisiert zu arbeiten, kann einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil darstellen. Alle Zugriffsberechtigten können von überall stets die Akte einsehen. Häufig bieten solche Lösungen eine persönliche Fallansicht, die auf die oder den jeweilige/n Zugriffsberechtigten zugeschnitten ist. Das macht die Bearbeitung schneller, die Übersicht leichter und lästiges Durchsuchen der Kanzleiräume nach einer analogen Akte entfällt komplett. Der Austausch mit anderen Prozessbeteiligten wird leichter und am Fall Beteiligte haben einen besseren Einblick in ihre Aufgaben und den Stand der Bearbeitung. Das Mandat kann so wie ein Projekt gemanaged werden. Compliance-Richtlinien haben mittlerweile natürlich auch Eingang in Kanzleisoftware-Lösungen gefunden. Die digitalen Aktenordner haben sich seit den ersten Gehversuchen rasant weiterentwickelt.

Compliance bei der Mandatsannahme mitdenken

Wer Compliance im „Unternehmen Kanzlei“ schaffen will, ist am besten beraten, sie bereits in der Mandatsannahme mitzudenken – und das konsequent. Bei ersten Gesprächen mit Mandantinnen und Mandanten sollten Anwältinnen und Anwälten also die kanzleiinternen Compliance-Anforderungen bewusst und präsent sein. Nur so können Sie die Details auch abfragen, die Sie brauchen, um compliant zu handeln. Auch hier kann Software inklusive eines standardisierten Prozesses die perfekte Lösung sein. Es gibt Software-Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Kanzleien und juristische Abteilungen in Unternehmen ausgelegt sind und ein persönliches Customizen der Oberfläche zulassen. Sodass schon beim Eintragen der Mandantinnen- und Mandantendaten in die Oberfläche das berücksichtigt wird, was aus Kanzlei- oder Unternehmenssicht eine Rolle spielt.

Aber Achtung: Eine Software ist immer maximal so gut wie die Daten, mit denen sie gefüttert wird. Häufig begleiten Lösungen die bearbeitende Anwältin oder den bearbeitenden Anwalt durch die Eingabe der Stammdaten. Es werden die grundlegenden Eckdaten der Mandantin oder des Mandanten aufgenommen – inklusive der Interna wie der Verantwortlichen und der abzurechnenden Stundensätze. Aus diesen Stammdaten wird dann die Akte erstellt, die dann als Arbeitsgrundlage der entsprechenden Juristinnen und Juristen dient. Fortgeschrittenere Softwarelösungen haben an dieser sensiblen Stelle einen weiteren Schritt eingebaut, der die Compliance-Regelungen betrifft. Hier werden wichtige Details abgefragt und einer Prüfung unterzogen, sodass die Risiken bezüglich der Compliance offengelegt und transparent gemacht werden.

Die Software trifft natürlich nicht die finale Entscheidung, aber sie zeigt Risikopotenziale auf, über die am Ende echte Juristinnen und Juristen entscheiden müssen. Außerdem meldet die Software potentielle Kollisionen und das nicht nur auf der ersten Ebene, sondern auch weitergehend (zum Beispiel bei Konzernstrukturen). Für Kanzleien und Unternehmen eine enorme Erleichterung – für den Mandanten/Stakeholder ein richtig gutes Gefühl.

Digitale Begleitung als Rückversicherung

Im weiteren Verlauf des Mandats stellt die digitale Akte dann einen verlässlichen und ständigen Begleiter dar. Fälle werden umfassend und durchgehend dokumentiert, Versionen kommen in die Historie und Bearbeiter werden festgehalten. Es gehen keine einzelnen Dokumente verloren, sondern die digitale Erfassung erlaubt einen ganzheitlichen Überblick in jeder einzelnen Sache. Die Risikobewertung in Sachen Compliance läuft ebenfalls durchgängig nebenher. Finden nach der ersten Erfassung noch Dateneingaben statt, die eventuell fraglich erscheinen, wird dies von der Software angezeigt, damit eine erweiterte Risikobewertung stattfinden kann. So wird die Compliance auch im Laufe eines längerfristigen Mandats nicht aus den Augen verloren und wirkt dynamisch.

Mit der Digitalisierung auf der sicheren Seite

Die heutige Zeit mit maximaler Digitalisierung und Schnelllebigkeit stellt zweifelsfrei hohe Anforderungen an das Berufsbild von Juristinnen und Juristen. Die Erweiterung des Arbeitsgebietes und der Möglichkeiten auch von Mandantinnen und Mandanten um gleich eine ganze, nämlich digitale, Welt birgt Tücken. Diese kann man nur mit ihren eigenen Waffen schlagen – nämlich ebenfalls mit Digitalisierung. Wer sie für sich nutzt, schafft standardisierte Prozesse, die für Rechtssicherheit sorgen. Kanzleisoftware kann viel für Kanzleien tun, wenn sie richtig und durchgängig eingesetzt wird. Sie verschafft Juristinnen und Juristen den Raum, sich voll und ganz auf ihre Mandate zu konzentrieren und Sicherheit zu haben für sich und die Mandantschaft. Lebendige, dynamische und proaktive Compliance eliminiert die Nebenschauplätze.

Florian Reh,
Rechtsassessor;
STP Informationstechnologie GmbH, Karlsruhe

Link teilen:

Kontaktformular

    Demo anfordern

      Zu welchem Thema wünschen Sie eine Demo:

      Newsletter abonnieren

        STP Kunde:
        Ich bin interessiert an:
        Sie haben sich bereits für einen STP Newsletter angemeldet und erhalten diesen aber nicht? Dann schreiben Sie uns eine E-Mail an marketing@stp-online.de.
        Datenschutz: Ihre Daten werden ausschließlich zum Versand und zur Personalisierung des Newsletters verwendet. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können sich jederzeit von unserem Newsletter am Ende jeder E-Mail abmelden. Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.

        Kontakt