Digitalisierung Insolvenzverfahren: Schnelle Arbeitsprozesse und hohe Qualität auch bei Großverfahren

„Inflation, Energiekrise, Ukraine-Krieg, Lieferschwierigkeiten lassen die Gefahr einer Pleitewelle in der Wirtschaft immer realer erscheinen. Aber was bedeutet eine Pleitewelle für Insolvenzverwalter und ihre Arbeit? Im Folgenden gibt es die Antworten und zwar unter dem Gesichtspunkt von Großinsolvenzen – unabhängig ob in Eigenverwaltungs- oder Regelinsolvenzverfahren. Soviel schon an dieser Stelle: Inzwischen gibt es maßgeschneiderte digitale Lösungen, die für eine hohe Qualität bei großen Insolvenzverfahren sorgen und gleichzeitig den Arbeitsaufwand maßgeblich reduzieren. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Digitalisierung von Insolvenzverfahren in diesem Fachbeitrag!

Ein Beitrag von Thorsten Jüterbock

Großverfahren: Mit der Zahl der Gläubiger steigt die Herausforderung

Vorab noch eine Begriffsdefinition: Bei Großinsolvenzen kommt es nicht auf die Gesamtsumme der Forderungen an, sondern auf die Zahl der Gläubiger. Hohe Summen, wenige Gläubiger – für den Insolvenzverwalter ist das eine deutlich geringere Herausforderung als die Konstellation geringe Summen, viele Gläubiger. Geht die Zahl der Gläubiger in den vierstelligen oder noch größeren Bereich, lässt sich ein solches Verfahren schwerlich ohne Digitalisierung und Automatisierung der einzelnen Schritte erfolgreich bearbeiten. In allen wichtigen Phasen eines Insolvenzverfahrens leisten IT-basierte Lösungen einen wesentlichen Beitrag. Wirft man einen Blick auf die drei Hauptbereiche Gläubigermanagement, Buchhaltungsmanagement und Gläubigerversammlung wird das deutlich. 

Digitales Gläubigermanagement beschleunigt Arbeitsprozesse und erhöht Zustimmungsquote

Nimmt der Insolvenzverwalter seine Arbeit auf, steht er vor der immensen Aufgabe, die Buchhaltung zu prüfen und zu erfassen. Was gibt das aktuelle Zahlenwerk überhaupt her? Wer besitzt noch welche Forderung, seien es Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter oder sonstige Gläubiger? Alles Fragen, deren Beantwortung die Grundlage ist für ein effizientes Gläubigermanagement. Die Vorbereitung ist alles, um möglichst jedem einzelnen der meist in die tausende gehenden Gläubiger im Anschluss einen validen Vorschlagswert unterbreiten zu können, inklusive der detaillierten Auflistung der einzelnen Positionen sowie der angefallenen Zinsen. Um es den Adressaten so einfach wie möglich zu machen ist die Forderungsanmeldung so aufgebaut, dass zur Annahme des Vorschlagswerts eine Unterschrift genügt. Die individuelle Forderung wird dabei ebenso automatisch errechnet wie das Schreiben erstellt wird. Und natürlich lassen sich auch Druck und Versand der Gläubiger-Schreiben outsourcen. Gute Anbieter von digitalen Lösungen übernehmen in der Regel auch diese Arbeiten ebenso wie die Aufgabe, die Rückläufer entsprechend digital zu erfassen, zu bearbeiten und zu archivieren, so dass die Daten immer aktuell, jederzeit abrufbar und nutzbar sind. Man stelle sich nur einmal vor, solche Arbeiten müssten tausendfach von Mitarbeitern ohne technische Unterstützung erbracht werden. Sowohl die Fehleranfälligkeit wie der Arbeitsaufwand wären um ein Vielfaches höher als beim Einsatz digitaler Lösungen. Die Erfahrungswerte mit maßgeschneiderten digitalen Lösungen sprechen eine deutliche Sprache: Die Zustimmungsquote von Arbeitnehmern zu den Vorschlagswerten liegt bei rund 99 Prozent und über alle Gläubiger hinweg bei rund 90 Prozent. Darüber hinaus beschleunigen die digitalen beziehungsweise automatisierten Hilfsmittel die Arbeitsprozesse um das Fünf- bis Zehnfache.

Digitale Insolvenzbuchhaltung sorgt für zeitnahe und ordnungsgemäße Buchführung

Zwischen dem Beginn eines Insolvenzverfahrens und dessen Beendigung liegen nicht selten mehrere Jahre. In diesem Zeitraum ändert sich vieles. Bei Gläubigern ändern sich Adressen oder Bankverbindungen. Der Geschäftsbetrieb geht in der Zwischenzeit weiter. Mit anderen Worten: Sämtliche Veränderungen wie Geldbewegungen – Einkäufe und Verkäufe – müssen entsprechend buchhalterisch gepflegt werden. Mitunter gehen die täglich notwendigen Buchungen ebenfalls in die tausende. Zwar gilt im Insolvenzrecht die vereinfachte Erfassung von Ein- und Ausgaben. Aber diese Mengen an Buchungen lassen sich nur mit digitaler Hilfe bearbeiten. Auch hier sind es wieder zwei wesentliche Gründe, die eindeutig für eine elektronische Lösung sprechen: der Zeitaufwand und die Qualität der Daten. Zumal die zeitnahe und ordnungsgemäße Verbuchung auch haftungsrelevant für den Insolvenzverwalter ist.

Digitale Vorbereitung von Gläubiger-Versammlungen erhöht Rechtssicherheit

Ein nicht unwesentlicher Punkt gerät häufig in Vergessenheit in einem Insolvenzverfahren, die Gläubigerversammlung. Vielleicht nicht als solche, der damit verbundene Aufwand jedoch wird gerne unterschätzt. Das beginnt mit der Auswahl der Räumlichkeiten. Eine Versammlung mit einer drei- oder vierstelligen Gläubigerzahl passt nun mal nicht in jeden Veranstaltungsraum. Der Einlass von Gläubigern oder deren Vertreter, die häufig auch viele Gläubiger auf sich bündeln, ist für die Stimmlisten genau zu protokollieren. Für die Abstimmungen auf der Gläubigerversammlung sind Stimmzettel vorzubereiten und zwar individuell nach der jeweiligen Forderungshöhe und dem sich daraus ergebenden Stimmrecht. Es gibt nichts Schlimmeres, als dass es im Nachgang, aufgrund formaler Fehler, zu Anfechtungen kommt. Die digitale Abwicklung spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Rechtssicherheit.

Keine falsche Scheu vor Digitalisierung von Insolvenzverfahren

Insolvenzverfahren mit einer großen Anzahl an Gläubigern begegnen Verwalter oft mit einer gewissen Skepsis ob der Komplexität der Aufgabe. Meist sind diese Befürchtungen unbegründet, da es inzwischen maßgeschneiderte digitale Lösungen gibt, die in allen Phasen des Insolvenzverfahrens einen passenden Baustein haben. Komplett-Anbieter wie die STP unterstützen und begleiten Insolvenzverwalter bei jedem Schritt und sorgen so für schnelle Arbeitsprozesse und eine hohe Qualität. Gemeinsam lassen sich dadurch Insolvenzverfahren jeglicher Größe effizient und erfolgreich managen.